Article citation info:
Walasek, J. Informatization barriers of
logistics process management in production company. Scientific Journal of Silesian
University of Technology. Series Transport. 2015, 88, 133-143. ISSN: 0209-3324. DOI:
10.20858/sjsutst.2015.88.13.
Joanna WALASEK[1]
INFORMATIZATION BARrIERs OF LOGISTICS PROCESS
management IN PRODUCTION COMPANY
Summary. This article is an attempt to characterize informatization
barriers of logistics processes management in a production company which
provides automotive parts. Threats of successful implementation of Enterprise
Resource Planning Systems include: community barriers; organizational barriers;
communication barriers; formal barriers; legal barriers; not prepared
implementation team barrier; substantive barrier. Proper identification of
barriers and solving them are the right way to implement Enterprise Resource
Planning Systems in a company.
Keywords: informatization
barriers; computerization system.
BARIERY INFORMATYZACJI ZARZĄDZANIA PROCESAMI LOGISTYCZNYMI W PRZEDSIĘBIORSTWIE PRODUKCYJNYM
Streszczenie. W artykule przedstawiono bariery procesu informatyzacji zarządzania procesami logistycznymi w przedsiębiorstwie produkującym części samochodowe. Czynniki negatywnie oddziałujące na przebieg procesów implementacyjnych zintegrowanych systemów wsparcia zarządzania dzielą się na bariery: społeczną, organizacyjną, komunikacji, formalnoprawną, zespołu wdrożeniowego, marketingową, ekonomiczną, merytoryczną. Identyfikacja barier i podjęcie kroków prowadzących do ich eliminacji pozwala na pomyślny przebieg procesów informatyzacji przedsiębiorstwa.
Słowa kluczowe: bariery procesu informatyzacji; system informatyczny.
1. WPROWADZENIE
Zarządzanie procesami logistycznymi zachodzącymi w przedsiębiorstwach prowadzących działalność gospodarczą opiera się na ciągłych zmianach uwarunkowanych przystosowywaniem się organizacji do dynamicznie ewaluującego otoczenia rynkowego. Postęp technologiczny zmusza firmy do weryfikacji sposobu zorganizowania oraz ulepszania stosowanych technologii zarówno w dziedzinie produkcji, jak i przepływu informacji. Dążenie do osiągnięcia wysokiej efektywności biznesowej wymaga zastosowania kompleksowych rozwiązań informatycznych, które pozwolą na elastyczne dostosowanie się do globalizującego się otoczenia oraz umożliwią tworzenie nowych wartości dla ostatecznego klienta. Współczesne przedsiębiorstwo stoi w obliczu konieczności zmian, by z jednej strony dorównać dynamicznie zmieniającej się konkurencji, a z drugiej sprostać wzrastającym wymaganiom klientów.
Jedną z kluczowych zmian jest wdrożenie zintegrowanego systemu informatycznego w organizacji, który pozwala na zanik tradycyjnych ograniczeń oraz poszerzanie możliwości dostępu do rzetelnych i aktualnych danych. Współczesna gospodarka rynkowa jest oparta na masowych strumieniach informacyjnych, których efektywność przetwarzania warunkuje podejmowanie optymalnych decyzji logistycznych.
Dostęp do właściwych informacji w czasie rzeczywistym implikuje przedsiębiorstwu dostęp do rynku, gwarantując mu wysoką konkurencyjność, mocną pozycje rynkową oraz pozwala na prowadzenie aktywnej strategii rynkowej.
Wdrożenie zintegrowanych systemów informatycznych warunkuje sprawne i efektywne zarządzani informacją oraz pozwala na podejmowanie optymalnych decyzji.
2. Rozwinięcie
System SAP ze względu na
złożoność funkcjonalną jest oprogramowaniem bardzo trudnym
do implementacji. Wdrożenie do użytkowania nowych funkcjonalności systemu
wymaga przezwyciężenia barier i wielu ograniczeń. Bariery i ograniczenia
to wszystkie czynniki, których oddziaływanie ma lub może mieć negatywny
pośredni bądź bezpośredni wpływ na przebieg procesów implementacyjnych.
Bariery procesów
informatyzacji możemy podzielić na: bezwzględne, względne, pozorne [2].
Barierami bezwzględnymi charakteryzują się ograniczenia, których nie można
przezwyciężyć, barierami względnymi charakteryzują się ograniczenia,
których przezwyciężenie wymaga podjęcia określonego wysiłku, a barierami
pozornymi charakter-ryzują się ograniczenia, które nie wymagają dużego wkładu
prac w przezwyciężanie ich.
Klasyczne bariery procesów
informatyzacji przedsiębiorstw możemy rozpatrywać w kontekście: bariery
technicznej – związanej z koniecznością implementacji nowoczesnych technologii
informatycznych oraz infrastruktury technicznej; bariery ekonomicznej –
związanej ze środkami finansowymi i ponoszonymi kosztami; bariery
organizacyjnej – związanej z trudnością przystosowania struktury organizacyjnej
i procedur działania do wprowadzanych zmian i specyfiki nowego
zintegrowanego systemu informatycznego; bariery socjopsychologicznej –
związanej z oporem pracowników wobec zmian [1]. Bardzo duża część występujących
barier nie ma jednoznacznego charakteru i nie może
być jednoznacznie przypisana do powyższej klasyfikacji.
Na potrzeby analizy
ograniczeń informatyzacji występujących w przedsiębiorstwie „Matchless
Automotive” bariery podzieliłam na: społeczną, organizacyjną, komunikacji, formalnoprawną,
zespołu wdrożeniowego, marketingową, ekonomiczną; merytoryczną [3].
Bariera społeczna procesów
informatyzacji w przedsiębiorstwie „Matchless Automotive” przejawia
się w co najmniej kilku kontekstach. Opór pracowników firmy wobec
zachodzących zmian wynika z radykalnego charakteru wprowadzanych zmian oraz
rewolucyjnych i szybkich wdrożeń nowych rozwiązań. Pracownicy
nie uczestniczą w procesie akomodacji do nowego środowiska, natomiast
oczekuje się od nich od samego początku pracy na wysokim poziomie.
Jest to przyczyną powstawania naturalnej tendencji do eliminowania części
zadań lub ograniczania części czynności, które są niezrozumiałe dla użytkownika
lub trudne do wypełnienia. Implikuje to skłonność do powracania
do starych, sprawdzonych rozwiązań i łamie jedną z zasad skutecznego
przeprowadzania zmian – zerwania ze stanem dotychczasowym. Ponadto bardzo
częstym błędem jest machinalne wykonywanie czynności, bez zrozumienia sensu
działania wdrażanych narzędzi informatycznych. Pracownicy boją się
odpowiedzialności za popełnianie błędów podczas obsługi nowego systemu, stad występuje
częste zatajanie nieprawidłowości i narastanie negatywnych konsekwencji.
Informowanie o zaistniałych problemach bardzo często pojawia się w momencie
całkowitego uniemożliwienia działań w systemie. Pracownicy postrzegają systemy
informatyczne jako narzędzie kontroli wykonywanych zadań i środek
inwigilacji czasu pracy, stąd istnieje obawa przed nieumiejętnością obsługi
nowoczesnych narzędzi informatycznych i osiąganiem niskich wyników pracy.
Ograniczony czas na szkolenia oraz szkolenia w wolnym czasie potęgują braki
w kompetencjach obsługi urządzeń, a w świadomości pracowników
panuje obawa przed ośmieszeniem z powodu niskiego poziomu znajomości
podstawowej funkcjonalności narzędzi informatycznych. Powszechne są: brak
motywacji do akceptacji wdrażanych nowości oraz przekonanie o konieczności
dużego nakładu dodatkowej pracy poświęconej na nauczenie się obsługi sprzętu i
opanowanie umiejętności sprawnego poruszania się w nowym środowisku
informatycznym. Ponadto zauważalne jest wyolbrzymianie przez pracowników skali
trudności obsługi narzędzi i przekonanie, że stare rozwiązania były o
wiele lepsze. Co więcej, obsługa systemów kojarzy się jako domena informatyków,
co potęguje niechęć do wykonywania obowiązków sprawdzania poprawności
wykonywanych czynności. Użytkownicy zintegrowanego systemu informatycznego nie
są świadomi, w jak wielu obszarach wprowadzane
przez nich do systemu informacje są wykorzystywane.
Bariera organizacyjna
procesów informatyzacji w przedsiębiorstwie „Matchless Automotive” przejawia
się również w co najmniej kilku kontekstach. Opór pracowników firmy wobec
zachodzących zmian wynika z utrudnień zachodzących w procesach komunikacji oraz
braku zgłaszania i eskalowania pojawiających się problemów. Przyczyną tego jest
brak informacji na temat struktur obszarów odpowiedzialności za obsługę
modułów aplikacyjnych zintegrowanego systemu SAP. Ponadto ograniczeniem
wykorzystania systemu w kontekście bariery organizacyjnej są odmienne
oczekiwania co do korzyści z implementacji systemu w przedsiębiorstwie
„Matchless Automotive”. Najwyższe kierownictwo zwraca uwagę wyłącznie na
korzyści finansowe wynikające z eksploatacji systemu, a w miarę przesuwania się
w dół hierarchii organizacyjnej coraz większego znaczenia nabiera
funkcjonalność systemu, sprawność jego działania, funkcjonalność oraz adaptacja
stosownie do potrzeb organizacji. Ponadto panuje błędne przekonanie wśród
menedżerów, że zaburzona funkcjonalność systemu SAP wynika wyłącznie z winy
użytkowników systemu. Odnotowywany jest brak wsparcia wyższego kierownictwa,
jeśli chodzi o udzielanie pomocy przy rozwiązywaniu pojawiających się przeszkód
w realizacji działań i czynności obsługi systemu.
Bariera komunikacji procesów
informatyzacji w przedsiębiorstwie „Matchless Automotive” to opór pracowników
firmy wobec zachodzących zmian wynikający z nieznajomości branżowej
terminologii logistycznej, co powoduje trudności we wzajemnym zrozumieniu nadawanych
komunikatów. Ponadto brak znajomości struktur obszarów odpowiedzialności za
obsługę modułów aplikacyjnych zintegrowanego systemu SAP zaburza przepływ
informacji i powoduje przepływ informacji w kierunku niewłaściwych osób.
Co więcej, droga, jaką musi przebyć informacja, jest znacznie dłuższa od
bezpośrednich relacji osób zainteresowanych rozwiązaniem problemów, co skutkuje
niejednokrotnie powstaniem efektu zniekształcania informacji pierwotnych.
Barierę formalnoprawną
procesów informatyzacji w przedsiębiorstwie „Matchless Automotive” stanowi
zmienność przepisów wynikająca z dynamiki zmian zachodzących na rynku.
Implikuje to konieczność ciągłej aktualizacji automatycznie generowanych
dokumentów. Ponadto obserwowane są: niska świadomość przepisów prawnych oraz
błędne przekonanie o niezmienności przepisów prawnych w ramach procedur postępowania.
Bariera zespołu wdrożeniowego
procesów informatyzacji w przedsiębiorstwie „Matchless Automotive” przejawia
się również w kilku kontekstach. Opór pracowników firmy wobec zachodzących
zmian wynika z ignorowania sugestii użytkowników co do zakresu
funkcjonalności systemu i spełniania potrzeb pracowników. Traktowanie
zgłaszanych pomysłów jako odrębnych, rozszerzających projekt działań przez
zespół wdrożeniowy oraz przekonanie zespołu wdrożeniowego o absolutnej
perfekcji wdrażanego rozwiązania pociągają za sobą nieefektywność wdrożonych
rozwiązań w odniesieniu do potrzeb organizacji. Ponadto na drodze do pełnego
zrozumienia funkcjonalności systemu i wdrażanych rozwiązań brakuje
wyjaśnienia specyfiki działania i sieci współzależności międzyfunkcjonalnej
oraz powiązań modułowych. Zespół wdrożeniowy często nie potrafi wyjaśnić celu
podejmowanych w systemie działań oraz nie umie precyzyjnie nakreślić
konsekwencji wprowadzanych do systemu informacji. Według zespołu wdrożeniowego
system SAP stanowi niezawodne rozwiązanie, a wszelkie niepożądane
konsekwencje działań zależą wyłącznie od użytkownika.
W przedsiębiorstwie „Matchless Automotive” brak jest zespołu specjalistów,
który służyłby wsparciem w zakresie funkcjonalności systemu SAP. Wsparcie
techniczne jest realizowane wyłącznie przez zespół informatyków, którzy służą
pomocą jedynie od strony technicznej, a nie funkcjonalnej.
Informatycy czuwają nad prawidłowością działania systemu w odniesieniu do
bezawaryjnej pracy infrastruktury informatycznej.
Bariera marketingowa procesów
informatyzacji w przedsiębiorstwie „Matchless Automotive” przejawia się w
wyborze firmy, która była odpowiedzialna za wdrożenie systemu, a teraz również
za elastyczność jego wykorzystania i wdrażanie nowych narzędzi współpracujących
z programem SAP. Rozpoczęcie współpracy zostało uwarunkowane ogłoszeniem
przetargu na implementację systemu. Kontakt z firmami wdrożeniowymi
ograniczył się do negocjacji pomiędzy handlowcami i zakupów. W rozmowach nie
uczestniczyli przedstawiciele poszczególnych działów firmy, którzy dysponują
wiedzą na temat potrzeb funkcjonalnych i wymagań sprzętowych. Spowodowało to
wybór firmy, która nie ma wystarczającego zaplecza specjalistów służących
wsparciem techniczo-funkcjonalnym, które pozwoliłoby na optymalne wykorzystanie
funkcjonalności systemu SAP.
Bariera ekonomiczna procesów
informatyzacji w przedsiębiorstwie „Matchless Automotive” występuje w
kontekście polityki redukcji kosztów we wszystkich możliwych obszarach firmy.
Ograniczenia występują w zakupie odpowiedniej klasy sprzętu informatycznego
oraz uszczupleniu zakresu szkoleń. Ponadto na szczeblu menedżerskim obserwowane
jest postrzeganie zmian przez pryzmat kosztów na nie ponoszonych. Ponadto
skracanie procesów wdrożeniowych nowych funkcjonalności implikuje pobieżne
wprowadzanie rozwiązań, co z kolei warunkuje niepełne wykorzystanie możliwości,
jakie daje zintegrowany system informatyczny SAP.
Bariera merytoryczna procesów
informatyzacji w przedsiębiorstwie „Matchless Automotive” obejmuje ograniczenia:
projektu, modeli referencyjnych, dostępności konsultantów, integracyjne,
interfejsu, użytkowników, ograniczenia elastyczności. Bariera merytoryczna
ograniczenia projektu sprowadza się do okrojonej dostępności wsparcia
techniczno-funkcjonalnego systemu SAP. W przedsiębiorstwie odnotowuje
się niedostateczną szybkość realizacji działań, powolną reakcję na obsługę
awarii oraz wysokie koszty usług konsultingowych dotyczących funkcjonalności
systemu. Bariera merytoryczna ograniczenia modeli referencyjnych polega na
niedostatecznym dostosowaniu systemu do specyfiki branży motoryzacyjnej, w
której działa przedsiębiorstwo „Matchless Automotive”. Zastosowane rozwiązania
są często ogólnikowe i nie wykorzystują pełnej parametryzacji systemu. Bariera
merytoryczna ograniczenia dostępności konsultantów dotyczy braku możliwości
korzystania z pomocy specjalistów w odpowiednim czasie. Często zgłoszenia
problemów z funkcjonalnością systemu są rozpatrywane zbyt długo lub zbyt
późno, co wynika ze zbyt małej liczby personelu wsparcia
techniczno-funkcjonalnego systemu SAP. Bariera merytoryczna ograniczenia
integracyjnego sprowadza się do braku jednoznacznie zarysowanych kompetencji
użytkowników w odniesieniu do procesów w przedsiębiorstwie. Bariera
merytoryczna ograniczenia interfejsu polega na niepełnej konfiguracji ustawień
systemowych, co utrudnia użytkownikom pracę w systemie. Ponadto językiem
urzędowym firmy jest język angielski, dlatego też również system jest w języku
angielskim, co stwarza ograniczenie językowe dla pracowników firmy. Jest
to związane ze specjalistycznym słownictwem, które często powoduje
trudności w prawidłowej interpretacji danych. Bariera merytoryczna ograniczenia
elastyczności polega na niedostatecznej wiedzy pracowników na temat możliwości
funkcjonalnych systemu oraz zdolności dostosowania systemu do zmieniających
się wymagań otoczenia.
Redukcja skutków i ograniczeń
występowania barier mogłaby odbywać się w firmie przez realizację
specjalistycznych szkoleń, organizowanych dla wszystkich użytkowników
systemu SAP. Poziom i zakres szkoleń powinny być odnoszone do stopnia
umiejętności posługiwania się narzędziami, jakie oferuje system SAP, oraz
posiadanej przez pracowników wiedzy teoretycznej. Modelowanie nowych procesów w
systemie SAP powinno być warunkowane rzeczywistymi potrzebami organizacji, a
nie uniwersalnymi rozwiązaniami. Należy zapewnić wystarczające wsparcie techniczo-funkcjonalne
specjalistów w dziedzinie zintegrowanych systemów informatycznych klasy
ERP. Ponadto pomocne byłoby dostosowanie szybkości wdrażania wykorzystania
nowych technologii do potrzeb użytkowników. Im większy jest opór wobec zmian,
tym zmiany powinny zachodzić wolnej, a ich konieczność powinna być głębiej
uświadamiana pracownikom.
W świetle przytoczonych
barier w przedsiębiorstwie „Matchless Automotive” występuje potrzeba
usystematyzowania pionowych i poziomych kanałów przepływu informacji. Pozwoli
to na jasne określenie zakresów i kierunków raportowania o bieżących
problemach oraz sprzyja skutecznej i jasnej wymianie poglądów.
Poziom skomplikowania
zintegrowanego systemu informatycznego SAP implikuje wiele barier, które
mają różną siłę wpływu na funkcjonalność systemu zainstalowanego w przedsiębiorstwie
produkcyjnym „Matchless Automotive”. Jedne charakteryzują się łatwością
przezwyciężania, inne są trudniejsze do przełamania. Ważne jest, aby firma
zastosowała kompleksowe, a zarazem racjonalne podejście do wszystkich tych
ograniczeń.
3. PoDSUMOWANIE
Bariery procesów
informatyzacji możemy podzielić na: bezwzględne – nie do przezwyciężenia,
względne – wymagające określonego wysiłku, oraz bariery pozorne – niewymagające
dużego wkładu prac na drodze do przezwyciężanie ich.
Proces informatyzacji w
przedsiębiorstwie możemy rozpatrywać w kontekście zbioru czterech uniwersalnych
barier: technicznej – związanej z zabezpieczeniem niezbędnej infrastruktury
informatycznej, ekonomicznej – związanej z kosztami procesów informatyzacji,
organizacyjnej – związanej z dostosowaniem struktury organizacyjnej do podejścia
procesowego, socjopsychologicznej – związanej z oporem pracowników wobec
zmian.
Z punktu widzenia
zaistniałych w firmie „Matchless Automotive” problemów obserwowane w
przedsiębiorstwie ograniczenia można podzielić na: barierę społeczną – związaną
z mentalną stroną dostosowania się pracowników do wdrażanych zmian,
barierę organizacyjną – związaną z koniecznością modelowania nowej struktury
organizacyjnej, barierę komunikacji – związaną z konfiguracją strumieni
przepływu informacji w spójny model komunikacji, barierę formalnoprawną –
związaną z ciągłym ewaluowaniem zagadnień prawnych i oczekiwań partnerów
biznesowych, barierę zespołu wdrożeniowego – związaną z nieadekwatnym
dostosowaniem partnera wdrażającego rozwiązanie biznesowe do potrzeb
organizacji, barierę marketingową – związaną z uczestnictwem w początkowej
fazie implementacji systemu osób niedoświadczonych we wdrożeniach systemów,
barierę ekonomiczną – związaną z kosztami implementacji i wykorzystania
systemu, barierę merytoryczną – związaną z dostępnością doświadczonych
specjalistów i infrastruktury technicznej oraz wiedzy i doświadczenia
użytkowników systemu.
References
1.
Janczak J. 2011. Informatyczne
systemy wspomagania zarządzania. [In Polish: Information management support systems].
Warszawa: AON.
2.
Askanas W. 1978. Konflikty
organizacyjne przy wdrażaniu ETO. [In Polish: Organizational conflicts in the implementation
of the ECA]. Warszawa: PWN.
3.
Opracowano na podstawie Arkusza
wywiadu. [Based on the interview sheet].
Received 12.08.2014;
accepted in revised form 16.03.2015
Scientific Journal of Silesian University of
Technology. Series Transport is licensed under a Creative Commons Attribution
4.0 International License
Załącznik 1. ARKUSZ WYWIADU
AKADEMIA OBRONY NARODOWEJ
WYDZIAŁ ZARZĄDZANIA I
DOWODZENIA
ARKUSZ WYWIADU Z EKSPERTEM
Szanowny Panie,
Przystępuję do zgłębienia wiedzy w obszarze barier procesu informatyzacji w przedsiębiorstwach prowadzących działalność gospodarczą. Jestem studentką III roku Wydziału Zarządzania i Dowodzenia Akademii Obrony Narodowej studiów III stopnia na kierunku obronność. Przedmiotem moich zainteresowań badawczych (na potrzeby artykułu) są bariery i ograniczenia procesów informatyzacji w przedsiębiorstwie produkcyjnym „Matchless Automotive”. W związku z tym zwracam się z uprzejmą prośbą o udzielenie odpowiedzi na pytania zawarte w poniższym wywiadzie eksperckim.
Sądzę,
że Pana wiedza i zdobyte doświadczenie staną się przesłanką do określenia,
jakie wyróżniamy bariery procesów informatyzacji w
przedsiębiorstwie „Matchless Automotive”, a tym samym przyczynią się do
celów naukowych.
Serdecznie dziękuję za trud włożony
w udzielenie wywiadu.
Joanna Walasek
WARSZAWA 2014
Metryczka
1.
Imię i
nazwisko (inicjały) eksperta.
Jan Kowalski
2.
Zajmowane
stanowisko służbowe.
Kluczowy użytkownik systemu SAP
(ang. SAP Key user) w firmie „XYZ”, konsultant systemu SAP
3.
Staż
pracy na tym stanowisku.
7 lat.
4.
Czy
pracował(a) Pan(i) wcześniej na podobnym stanowisku w innym miejscu?
Tak, jako specjalista ds.
wdrożeń systemu SAP Business One.
5.
W ilu
akcjach wdrażania systemu SAP brał(a) Pan(i) udział?
Zajmowałem się projektami
wdrożeń przez 15 lat. Trudno mi określić liczbę projektów zakończonych
sukcesem.
Pytania merytoryczne
1.
Jak ocenia Pan wybór zintegrowanego systemu
informatycznego SAP dla specyfiki działania przedsiębiorstwa produkcyjnego
„Matchless Automotive”?
Zintegrowany system informatyczny klasy ERP,
jaki oferuje firma SAP AG, cieszy się dużą popularnością na rynku. Jest to
rozwiązanie, które doskonale sprawdza się w każdej branży, niezależnie od jej
specyfiki i turbulencji warunków rynkowych. Uważam, że branża motoryzacyjna
powinna być obsługiwana właśnie przez naprawdę wysokiej klasy systemy, a takim
właśnie systemem jest rozwiązanie zaoferowane przez firmę SAP. Dynamiczne
środowisko działania przedsiębiorstwa „Matchless Automotive” i ciągły wzrost
oczekiwań klientów co do jakości i terminowości realizacji zamówień wymaga
wsparcia elastycznego systemu, który pozwoli na szybkie dostosowanie się do
zmieniających się warunków. System SAP jest rozwiązaniem, które sprosta
wszystkim tym wymaganiom.
2.
Jak ocenia Pan stopień informatyzacji przedsiębiorstwa
produkcyjnego „Matchless Automotive”?
Zakład produkcyjny „Matchless Automotive”
posiada bardzo duży potencjał dla wdrożenia optymalnych rozwiązań
zintegrowanego systemu informatycznego SAP. Jest to przedsiębiorstwo
zorientowane na procesy, co pozwala na bardzo dobrą implementację systemu
wspomagania zarządzania klasy ERP. Niestety na chwilę obecną wsparcie
informatyczne, jakie firma posiada, nie jest w pełni wykorzystywane. Szeroka
gama możliwości, które oferuje wdrożony system SAP, jest bezużyteczna, ponieważ
wymaga przeszkolenia personelu. Nieznajomość wielu istniejących funkcji
znacznie obniża możliwości zastosowanych w firmie rozwiązań.
3.
Jakie perspektywy rozwoju dostrzega Pan w kompatybilności
zintegrowanego systemy informatycznego SAP w przedsiębiorstwie produkcyjnym
„Matchless Automotive”?
Uważam, że przedsiębiorstwo „Matchless
Automotive” powinno wdrożyć IT_Tools − narzędzia informatyczne pisane na
bazie arkusza kalkulacyjnego Excel, które dzięki kompatybilności ze
środowiskiem systemu SAP oferują szereg możliwości tworzenia zestawień i
raportów dotyczących bieżącej działalności organizacji. Rozwiązania IT_Tolls
cieszą się dużą popularnością i uznaniem w przedsiębiorstwach z różnych branż,
gdzie znalazły zastosowanie już kilka lat temu. Są to bardzo proste narzędzia,
jednak dzięki możliwości zaciągania danych z systemu SAP umożliwiają tworzenie
zaawansowanych i specjalistycznych baz danych.
4.
Co wg Pana jest przyczyną niedostatecznego wykorzystania
możliwości, jakie daje zintegrowany system wspomagania zarządzania SAP?
Przyczyny niedostatecznego wykorzystania
możliwości, jakie daje zintegrowany system informatyczny SAP, leżą w wielu
sferach działalności firmy. Nie ma jednej uniwersalnej przyczyny, która byłaby
odpowiedzią na to pytanie.
5.
Jakie zatem może Pan wymienić główne bariery procesu
informatyzacji przedsiębiorstwa produkcyjnego „Matchless Automotive”?
Uważam, że najpoważniejszym ograniczeniem
jest bariera ekonomiczna. Wynika ona z przyjętej przez przedsiębiorstwo
polityki cięcia kosztów w każdym aspekcie działalności firmy. Ograniczenia
finansowe spowodowały, że już w czasie wdrażania zintegrowanego systemu
informatycznego SAP zrezygnowano z części działań, których podjęcie warunkowało
optymalność funkcjonowania rozwiązań. Menadżerowie postrzegali wdrożenie
nowoczesnej technologii informatycznej przez pryzmat kosztów, co
spowodowało, że proces wdrożenia przebiegał krótko i burzliwie, a wiele
stanowisk pracy nie miało dostatecznie dużo czasu na przyswojenie istoty
nowych rozwiązań. Brak nakładów na szkolenia dotyczące obsługi systemu
tylko spotęgował strach przed zachodzącymi zmianami.
6.
Czy można zatem powiedzieć, że kolejną barierę stanowi
opór pracowników wobec zmian?
Bariera społeczna wobec wprowadzanych zmian
jest zawsze obecna przy wdrażaniu nowoczesnych rozwiązań. Opór wobec zmian
wynika przede wszystkim z nieznajomości systemu i potrzeby dużego nakładu
pracy w zrozumienie jego funkcjonalności. Ponadto wśród pracowników panuje
obawa przed odpowiedzialnością błędnie wykonywanych czynności, co implikuje
tendencję do eliminowania części zadań, których nie potrafią oni wykonać.
Co więcej, pracownicy często bagatelizują błędy sygnalizowane przez
system, zgłaszając je w momencie uniemożliwienia dalszej pracy.
Użytkownicy systemu nie zostali uświadomieni o korzyściach płynących z
wdrożenia systemu, co implikuje niedostateczną motywację do akceptacji
nowości. Pracownicy wręcz demonizują rozmiary trudności zrozumienia istoty
działania systemu i sieci współzależności komunikacyjnych.
7.
Jak brak zrozumienia istoty działania systemu SAP może
wpłynąć na komunikację między użytkownikami systemu?
Niezrozumienie specyfiki działania systemy
SAP może stać się przyczyną nieporozumień w zakresie stosowanej
terminologii. Przekazywane informacje mogą być nieprawidłowo odbierane i źle
interpretowane. Ponadto wśród pracowników mogą występować błędy komunikacyjne
powstałe w wyniku braku zrozumienia kanałów przepływu informacji i sieci
podległości organizacyjnej.
8.
Czy można zatem powiedzieć, że w przedsiębiorstwie
„Matchless Automotive” istnieje również bariera organizacyjna?
Oczywiście, że tak. Utrudnienia w procesach
komunikacyjnych oraz trudności w zgłaszaniu problemów podyktowane są
brakiem zdefiniowania procedur postepowania w realizacji zadań i czynności.
Ponadto oczekiwania wobec systemu i jego funkcjonalności różnią się
w zależności od szczebla struktury organizacyjnej firmy. Dla najniżej
usytuowanych w strukturze pracowników najważniejsza jest specyfika
działania systemu, natomiast dla menadżerów − korzyści finansowe.
9.
Czy wpływ na zastosowane w firmie rozwiązanie ma również
środowisko prawne, w jakim działa organizacja „Matchless Automotive”?
Zmienność przepisów prawnych stanowi
zagrożenie dla funkcjonalności systemu w aspekcie opóźnień w realizacji
uaktualnień parametryzacji systemu. Same zmiany przepisów prawnych nie
stanowią poważnego zagrożenia dla systemu SAP, ponieważ jest on bardzo
elastycznym oprogramowaniem.
10.
Czy Pana zdaniem zapewnione jest dostateczne wsparcie
merytoryczne użytkowników przez konsultantów systemu SAP?
Uważam, że w przedsiębiorstwie „Matchless
Automotive” brakuje dostatecznego wsparcia merytorycznego nad wykonywaniem
powierzonych pracownikom działań. Szybkość działań w przypadku awarii lub
odpowiedź w przypadku zapytań pozostawia wiele do życzenia. Dostępność
konsultantów z różnych zakresów tematycznych jest niewystarczająca.
11.
Czy błędy mogą leżeć po stronie systemu SAP?
Niedostateczna lub nieprawidłowa
parametryzacja może być przyczyną uzyskiwania przez użytkowników systemu
błędnych wyników pracy. Należy jednak pamiętać, że ograniczeniem nie jest tutaj
sam system, ale błędne założenia użytkowników, który nieprawidłowo odczytują
wymagania lub nie znają sieci zależności i powiazań informacyjnych oferowanych
przez system SAP. Ponadto często brakuje aktualizacji wprowadzonej
parametryzacji systemu, co powoduje narastanie problemu przekłamania
niektórych danych.
12.
Jakie środki powinna firma „Matchless Automotive”
przedsięwziąć na drodze do eliminacji barier procesu informatyzacji
przedsiębiorstwa?
Przedsiębiorstwo
„Matchless Automotive” powinno bardziej zadbać o dostosowanie funkcjonalności
systemu SAP do specyfiki działania. Ponadto pracownicy powinni zerwać z dotychczasowymi
przyzwyczajeniami i tradycyjnymi sposobami wykonywania pracy. Menedżerowie
powinni zapewnić szereg specjalistycznych szkoleń, a nieprawidłowo wykonywane
zadania zamiast karać powinni starać się przezwyciężać i uczyć na błędach
innych pracowników. Co więcej, kierownictwo powinno usystematyzować pracownikom
informacje na temat zależności i sieci powiązań komunikacyjnych występujących w zintegrowanym
systemie informatycznym. Zmiany nie powinny budzić obaw, ale stanowić
perspektywę zmiany na lepsze.